[Deutscher Text weiter unten]
With autumn approaching and getting back to work, our to do lists get longer, our tasks pile up, and our inclination towards procrastinating increases. I’m sure you can relate, unless you’re a superhuman who will work off everything on his or her to-do list and get home on time anyway. We all know that procrastination will lead us nowhere, and that there is no point in looking at the new-in section on Asos when you have ten unsolved tasks, but we do it regardless. It’s pretty tough to switch off this behavior, and I believe that it takes time, persistence, and discipline. Maybe the following five tips will help you to continuously remember to avoid distracting yourself from chores or things you need to do:
1. Smaller goals
If you have one big task to tackle, you’ll feel like standing in front of a high mountain you have to climb. Key to getting the feeling you get something done – and therefore have a sense of achievement – is splitting big tasks into smaller portions which are easier to digest. Think of them as the different camps you’d pass as a mountain climber: with each small task done, you’ve reached another little, but meaningful milestone and deserve rest. Pausing can mean actually taking a break, or just turning towards other tasks to put some variation into your working day.
Isn’t it satisfying to tick off so many little things on your to-do list things instead of always having that one unfinished task sticking to it?
2. Work according to the reward principle
There are tasks for which finding intrinsic motivation, that means wanting to do the work because you find it meaningful or feel like doing it, is hard. If this is the case, create extrinsic motivation, that means external incentives, for yourself: rewards. Allow yourself to have a short coffee break with your favorite colleague after completing a task, treat yourself to 10 minutes of phone time after working for say half an hour, or reward yourself with a tasty lunch if you manage to finish that one tricky job before your break. You can also kill two birds with one stone by setting a task you especially like doing as an incentive for a job you’re not to keen on. Be strict and consistent with yourself, because the reward method will only be successful then.
3. Multitasking is a myth
Struggling with talking to a client on the phone while at the same time scheduling meetings for next week and on top there’s one of your coworkers standing at your desk waiting for you to help him or her? Although multitasking is often seen as something we should aspire to or which is necessary to meet all the various demands put on us in the modern working world, it really just overcharges you and strips you of the ability to concentrate on one thing at a time. And this is when you’ll start to procrastinate because you can’t focus clearly on what to do and when to do it. Therefore, tackle one job at a time with small goals as stated in #1, and you’ll get so much more done!
4. Get up and move!
Often times, you’ll start procrastinating because you’re stuck on a difficult task or bored by a simple one. In both cases, getting up from your desk and walking a few steps or even going for a short walk around your office building if you have the time will help you clear your mind and finding fresh ideas or motivation to continue your work without spending half an hour wasted on Instagram, 9gag, or online shopping.
5. Limit your phone time
For many of us, our phone is the biggest distraction and time sink as it’s so much more interesting to dig into the latest Insta posts than actually working. Like that, you’ll waste the time you need to get work done in the twinkling of an eye – especially if being on your phone is not being frowned upon at your workplace, which I think is quite common in modern working environments. Reason enough to restrict your phone time and keep yourself from the greatest procrastination factor: Give yourself a reasonable time frame to use your phone – maybe 5 minutes per hour or half an hour in your lunch break –, use it as a reward for yourself as stated in #3, or simply leave your phone in your bag as this will create a bigger barrier for you to use it, or at home! Admittedly, the last tip surely is expert level and not feasible for most of us, but putting your phone away for 30 minutes is a good start and will help you already.
Which are your strategies to avoid or keep down procrastination?
xo, Helene
Mit dem Herbst im Anmarsch und der Rückkehr aus dem Sommerurlaub werden die To-Do-Listen wieder länger, die Aufgaben sammeln sich an und der Hang zum Prokrastinieren wird stärker. Ich bin mir sicher dir geht es genauso, außer du bist der Supermensch, der alles auf seiner oder ihrer To-Do-Liste abarbeitet und trotzdem pünktlich nach Hause kommt. Wir alle wissen, dass Prokrastination zu nichts führt und es uns absolut nichts bringt, sich die New-In-Kategorie auf Asos anzuschauen, wenn wir zehn unerledigte Aufgaben vor uns haben, aber wir tun es trotzdem. Es ist wahnsinnig hart, dieses Verhalten abzustellen und ich glaube, dass wir dazu Zeit, Durchhaltevermögen und Disziplin brauchen. Vielleicht helfen dir die folgenden fünf Tipps, um dich immer wieder daran zu erinnern, dich nicht von Dingen, die eben erledigt werden müssen, abzulenken:
1. Kleinere Ziele
Wenn du eine große Aufgabe angehen musst, geht es dir wir den Bergsteiger, der vor einem Sechstausender steht. Um das Gefühl zu haben, dass du Sachen schaffst und dich mit diesem Erfolgserlebnis zu motivieren, ist es wichtig, große umfangreiche Aufgaben in kleinere Portionen aufzusplitten, die besser verdaulich sind. Stell sie dir wie die verschiedenen Camps vor, an denen der Bergsteiger Station macht: mit jeder Kleinigkeit, die du erledigt hast, erreichst du einen weiteren kleinen, aber bedeutenden Meilenstein auf deinem Weg zum Gipfel und hast dir eine Pause verdient. Das heißt du kannst wirklich eine kurze Auszeit von der Arbeit nehmen oder dich einer anderen Aufgabe zuwenden, um deinen Arbeitstag abwechslungsreicher zu gestalten. Und ist es nicht wahnsinnig zufriedenstellend, so viele kleine Dinge auf der To-Do-Liste abhaken zu können, anstatt immer diesen einen Brocken darauf stehen zu haben, den du noch nicht erledigt hast?
2. Arbeite nach dem Belohnungsprinzip
Es gibt Aufgaben, bei denen fällt es wirklich schwer, dafür intrinsische Motivation aufzubringen, das heißt, dass du sie von dir aus erledigen möchtest, weil du sie sinnvoll findest oder Lust darauf hast. Wenn das der Fall ist, solltest du anderweitig Motivation schaffen, nämlich extrinsisch – das bedeutet losgelöst von der Aufgabe selbst. Eine Möglichkeit ist das Belohnungsprinzip: gönn dir eine kurze Kaffeepause mit deiner Lieblingskollegin, nachdem du eine Sache erledigt hast, erlaube dir selbst, nach zum Beispiel einer halben Stunde Arbeit für ein paar Minuten am Handy zu sein oder belohne dich mit einem besonders leckeren Lunch, wenn du dieses eine knifflige Problem noch vor der Mittagspause löst. Du kannst auch geschickt zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, indem du dich mit etwas, dass du besonders gerne tust, für eine ungeliebte Aufgabe “belohnst“. Sei streng mit dir selbst und vor allem konsequent, denn nur so funktioniert das Belohnungsprinzip auch.
3. Multitasking ist ein Mythos
Am Ohr den Telefonhörer im Gespräch mit dem Kunden planst du gerade deine Termine für die nächste Woche, während neben deinem Schreibtisch schon der Kollege steht, der deine Hilfe braucht – klingt das vertraut? Obwohl Multitasking in unserer modernen Arbeitswelt oft als etwas Erstrebenswertes gesehen wird oder auch als Voraussetzung, um den vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden, die täglich an uns gestellt werden, überfordert es in Wahrheit nur und nimmt dir die Möglichkeit, dich voll und ganz auf eine Sache zu fokussieren. Und an diesem Punkt fängst du leicht wieder an zu prokrastinieren, weil du dich nicht darauf konzentrieren kannst, was du zuerledigen hast und wann. Also: am besten nur eine Sache auf einmal angehen und sich dafür wie unter 1. erklärt kleine Ziele stecken, denn dann wirst du so viel mehr schaffen!
4. Aufstehen und bewegen!
Oft ist der Grund für Prokrastination, dass du an einer schwierigen Aufgabe nicht weiterkommst oder dich eine einfache langweilt. In beiden Fällen solltest du einfach mal vom Schreibtisch aufstehen und ein paar Schritte laufen oder gleich einen ganzen Spaziergang um den Block machen, falls du Zeit hast – das hilft, den Kopf frei zu bekommen und wieder frische Ideen oder neue Motivation zu finden. Und das, ohne eine halbe Stunde auf Instagram, 9gag oder beim Online-Shoppen zu vertrödeln.
5. Handy-Zeit einschränken
Für viele von uns ist das Handy bestimmt die größte Ablenkung und der fiesesten Zeitfresser, weil es einfach so viel spannender ist, sich die neuesten Instagram-Posts anzuschauen statt tatsächlich zu arbeiten. Aber so wirst du die Zeit, die du zum Arbeiten brauchst, im Handumdrehen verschwenden – besonders wenn sich niemand daran stört, dass du dein Handy am Arbeitsplatz benutzt, was glaube ich in den meisten Büros der Fall ist. Grund genug, deine Zeit am Handy einzugrenzen und dich damit selbst vom größten Prokrastinationsfaktor fern zu halten: setze dir selbst einen vernünftigen Zeitrahmen, in dem du dein Handy benutzen darfst – vielleicht 5 Minuten pro Stunde oder eine halbe Stunde während der Mittagspause –, nutze es als Belohnung für dich selbst wie in 3. angesprochen oder lass das Handy einfach in deiner Tasche, denn dann ist die Hürde größer, danach zu greifen. Du kannst es natürlich auch einfach zu Hause lassen, aber zugegebenermaßen ist dieser Tipp schon Expertenlevel und für die meisten von uns nicht machbar. Allerdings ist es schon ein guter Start, wenn du das Handy für 30 Minuten weg legst, denn in dieser Zeit wirst du definitiv produktiver sein.
Welche Strategien hast du, um Prokrastination zu vermeiden oder einzudämmen?
xo, Helene
What I’m Wearing
Jumpsuit: Monki
Sandals: & other stories (similar)
Headband: H&M
Bag: Chloé Faye in Cement Pink
Necklace: Pandora